安定した経営を続けること(利益計上)を様々なテーマでお話ししていますが、【一人ひとりの生産性】も同時に考えなければなりません。
まずは把握することとして、
1)経営者が利益を求める上での業務の優先順位と、社員が考える業務の優先順位の違い
2)本来、必要のないことへの労務・経費
等、DX化・効率化の前に、社員一人ひとりが、どのような業務に時間を費やしているか?を把握することが必要です。
様々な業務のうち、簡素化できそうなもの、システム化により簡素化できそうなもの、外注に任せられるもの、廃止すべきものの整理が必要です。
また、「この業務に集中してほしい」という人材が、実は雑務が多くて集中できない環境になっていたりもします。
まずは、日報での工数分析やToDoリストの作成によって、簡素化や役割分担の再検討をすることをお勧めします。
このデータ化は、例えば担当するスタッフが辞めてしまったり、休職してしまった場合に業務の引継ぎにも有効なデータとなります。
中小企業の場合、経営者の親族が経理を担っていることも多いのですが、経営者の事業承継と併せて、経理の事業承継も大きなテーマとなります。
例えば、経理や総務は、日・週・月・年単位でどのような業務があるのか?その難易度はどの程度か?
日報では、社員が日々の活動で、どのような業務に時間を割いているのか?これらを理解し、見直すところは見直し、DX化のできることは変更していく。 まずは分析と理解が大切です。
eラーニングコースで学習できる動画研修
・ToDoリスト・日報を活用しよう(準備中)
コンサルタントコースでお客様へご提供できるカスタマイズ用ツール
ToDoリストでは、月初・月中・月末及び月毎にしなければならないことを記録し、その業務毎に難易度と簡素化のコメントが入力、見える化できるようにしています。
作業日報では、業務毎の時間集計も月毎に分析できるようになっており、問題点や改善のポイントが見えやすくなっています。
取引先管理では、販売先や資材調達先、外注先の通信簿(支払状況や施工ミス等)と併せ、支払日や交渉記録などもレコードできます。
これらは、Microsoft Excel・Microsoft Accessでの管理となっていますが、様々なクラウドでの管理への移行等、自由に活用できます。
※コンサルタントコースでは、eラーニングコースの学習も含めます。
取引先管理(Microsoft Excel)
取引先の属性管理、商談管理、通信簿も管理できます。
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取引先情報管理(Microsoft Access)
取引先の属性管理、商談管理、通信簿も管理できます。データの破損を防ぐAccess版です。
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TO DO リスト(Microsoft Excel)
お仕事のリストアップで、特に経理や総務のマニュアル化・効率化を目指します。
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日報(Microsoft Excel)
日々の工数分析にも役立つ日報です。カスタマイズしながらご利用ください。
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